Wir setzen uns im Rahmen regelmäßiger interner Workshops mit unseren sechs Firmenwerten Professionalität, Kooperation, Verantwortung, Vertrauen, Respekt und Wertschätzung auseinander. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, welche Bedeutung diese Werte für die tägliche Zusammenarbeit haben – innerhalb standortübergreifender Teams ebenso wie in der Zusammenarbeit mit Kunden.

Im Verlauf dieser Workshops wurde deutlich, dass das Thema Fehlerkultur in besonderer Weise mit allen sechs Werten verknüpft ist.

Gerade im GMP- und GDP-Umfeld hat dieses Thema eine hohe praktische Relevanz. Die Arbeit in diesem Bereich ist durch regulatorische Anforderungen, definierte Standards und festgelegte Prozesse geprägt. Abweichungen können Auswirkungen auf Produktqualität, Patientensicherheit und die Reputation des Unternehmens haben. Entsprechend ist es erforderlich, Fehler bestmöglich zu vermeiden und zugleich einen professionellen Umgang mit ihnen sicherzustellen.

Da sich menschliches Arbeiten auch in gut organisierten Systemen nicht vollständig fehlerfrei gestalten lässt, ist neben Prävention auch die Art des Umgangs mit Fehlern entscheidend.

Zur Fehlervermeidung bei PharmaKorell tragen insbesondere klare Prozesse, eindeutige Verantwortlichkeiten, ein gut organisiertes Qualitätsmanagement und ein vertrauensvolles Miteinander bei.

Eine belastbare Fehlerkultur beginnt dort, wo Fehler trotz präventiver Maßnahmen auftreten. Für PharmaKorell bedeutet eine gute Fehlerkultur deshalb, Fehler als Ausgangspunkt für Lernen und Verbesserung zu nutzen. Das setzt voraus, dass über Fehler offen, sachlich, lösungsorientiert und auf Augenhöhe gesprochen werden kann. Dabei sind sowohl die Sachebene als auch die Beziehungsebene in der Kommunikation relevant.

Um diesen Zusammenhang systematisch zu bearbeiten, fanden zwei aufeinander aufbauende Workshops statt, die Dr. Cora Büttner gemeinsam mit einer externen Firma vorbereitet hat. Während der erste Workshop extern moderiert wurde, brachte sich Cora im zweiten Workshop als Co-Moderatorin aktiv in die Leitung ein.

Erster Workshop

Während des ersten Workshops im letzten Jahr wurden aus allen Arbeitsbereichen von PharmaKorell die drei häufigsten Fehler des Arbeitsalltags gesammelt. Anschließend wurden diese Fehler Kategorien zugeordnet und anhand der im Qualitätssystem verankerten Risikoklassen bewertet. In die Bewertung flossen sowohl die Schwere der möglichen Auswirkungen als auch die Häufigkeit des Auftretens ein.

Im Nachgang wurde geprüft, ob für die identifizierten Top-3-Fehler der einzelnen Bereiche zusätzliche Maßnahmen zur Fehlervermeidung etabliert werden sollen. Das Vorgehen orientierte sich bewusst an einem strukturierten Umgang mit Fehlern, wie er im GMP-System verankert ist.

Ein weiterer Schwerpunkt des ersten Workshops war die Kommunikation über Fehler. Gerade in diesem Kontext zeigt sich, dass sachliche Analyse und zwischenmenschliche Interaktion nicht getrennt voneinander betrachtet werden können.

Zweiter Workshop

Vor kurzem wurde das Thema im Rahmen eines zweiten Workshops weiter vertieft. Der Schwerpunkt wurde dabei von der Kommunikation über Fehler auf respektvolle Kommunikation in herausfordernden Situationen erweitert. Der Fokus war hierbei auf Klarheit, Selbststeuerung und gegenseitigen Respekt gelegt. 

Der Workshop knüpfte an die bereits zuvor bearbeiteten vier Botschaften einer Nachricht nach Friedemann Schulz von Thun an. Schulz von Thun ist ein deutscher Kommunikationspsychologe, der ein Kommunikationsmodell entwickelt hat, nach dem jede Nachricht mehrere Ebenen enthält: Sachinhalt, Selbstoffenbarung, Beziehung und Appell.

Kommunikation auf Augenhöhe bedeutet, dass Gesprächspartner einander mit gleichem Respekt begegnen und sich ungeachtet von Funktion oder Situation als gleichwertig behandeln. Für den Umgang mit Fehlern ist dies besonders relevant, weil sachliche Klärung nur dann gut gelingt, wenn Überlegenheit oder Unterordnung die Kommunikation nicht dominieren.

Transfer in den Arbeitsalltag

Ein zentrales Thema des Workshops war die Frage, wie sich die erarbeiteten Inhalte in die Praxis übertragen lassen und wie die firmeneigene Kommunikation in kritischen Situationen sowie die Fehlerkultur weiterentwickelt werden können.

Zum Abschluss formulierte jedes Teammitglied im Rahmen eines Gallery Walks einen persönlichen zukünftigen Beitrag zu gelingender Kommunikation.

Darüber hinaus ist vorgesehen, sich in den Jour Fixes im Rahmen der Session „Highlights“ regelmäßig über die Erweiterung von Erfahrungen und aus Fehlern entstandene Verbesserungen auszutauschen. Auch gegenseitiges Feedback zur eigenen Kommunikationsweise ist ausdrücklich willkommen.